Catering para casamentos em Portugal

O ESSENCIAL

Antes de pedir propostas, definam como querem que a refeição aconteça

O número de convidados é apenas o ponto de partida. Pensem também no formato da refeição, no tempo que querem dedicar a cada momento e na importância que o cocktail, o jantar e o bar terão na experiência do casamento. Estas decisões tornam as propostas mais ajustadas e muito mais fáceis de comparar.

• Convidados e formatoPartilhem uma estimativa realista de convidados e definam se imaginam uma refeição sentada, um serviço mais informal ou vários momentos ao longo do dia. Confirmem também se existem mínimos de convidados ou de faturação.
• Quando começarCom o espaço escolhido, já conseguem perceber condições de cozinha, horários e serviços disponíveis. É nessa fase que faz sentido começar a selecionar caterings e confirmar disponibilidade.
• Primeiro ponto a confirmarPercebam exatamente o que cada proposta inclui no cocktail, refeição, bebidas, bar, equipa e serviço de mesa. O preço por pessoa só é comparável quando as inclusões são semelhantes.

Um briefing bem preparado evita propostas difíceis de comparar e ajuda a escolher uma solução que funcione com o espaço, o orçamento e o ritmo que imaginaram para o casamento.

O QUE ESTÁ INCLUÍDO

O que uma proposta de catering deve deixar claro

• Menu e momentos de serviçoA proposta deve mostrar o que será servido em cada momento do casamento, do cocktail à refeição e ao bar, incluindo quantidades, opções alternativas e soluções para restrições alimentares.
• Equipa e horáriosConfirmem quantas pessoas estarão em sala, cozinha e bar, durante quanto tempo e de que forma a equipa se adapta ao número de convidados e ao ritmo previsto para o dia.
• Alergias e dietas especiaisEstas necessidades devem ser tratadas com antecedência e não apenas assinaladas numa lista. Importa perceber como serão preparadas, identificadas e servidas para que cada convidado seja acompanhado corretamente.
• Prova e versão final do menuPercebam o que pode ser ajustado depois da prova, quando ficam fechadas as escolhas finais e que elementos estão incluídos, como loiça, mobiliário, gelo, bolo, transporte, montagem e limpeza.

Em casamentos multiculturais ou quando o catering vem de fora do espaço, a coordenação torna-se ainda mais importante. Cozinha, energia, água, armazenamento, acessos, montagem e limpeza têm de funcionar em conjunto com o espaço e com as restantes equipas.

É precisamente aqui que um acompanhamento profissional faz diferença: não apenas na escolha do menu, mas em garantir que aquilo que foi contratado consegue ser executado no espaço, dentro dos horários e sem criar conflitos com o restante planeamento.

O QUE PODE ALTERAR O ORÇAMENTO

O que faz variar o valor de uma proposta de catering

• 01 · Formato da refeiçãoUm jantar sentado, buffet ou vários momentos de serviço exigem equipas, tempos e montagens diferentes. O formato escolhido deve fazer sentido para o número de convidados, para o espaço e para o ambiente que querem criar.
• 02 · Bar, bebidas e duração do serviçoA seleção de bebidas, o tipo de bar e o número de horas de serviço podem ter um peso relevante no orçamento, sobretudo quando o casamento se prolonga pela noite.
• 03 · Materiais e necessidades do espaçoLoiça, copos, mobiliário, têxteis, gelo ou equipamento de cozinha podem estar incluídos no catering, ser fornecidos pelo espaço ou ter de ser contratados separadamente. É aqui que muitas propostas aparentemente semelhantes começam a ter custos muito diferentes.
• 04 · Logística e condições de contrataçãoDeslocações, montagem, horas adicionais e mínimos de convidados ou de faturação também podem alterar o valor final. Estes custos devem ser identificados antes da comparação entre propostas.

O mais importante não é encontrar o preço por pessoa mais baixo, mas perceber o custo real de entregar o serviço que imaginaram. No planeamento, ajudamos a comparar propostas com os mesmos critérios e a identificar desde cedo aquilo que pode vir a transformar-se num custo adicional.

ANTES DE CONTRATAR

O que confirmar antes de escolher uma proposta

• O preço por pessoa inclui IVA, equipa de serviço, materiais, montagem e limpeza?
• Existe um número mínimo de convidados ou um valor mínimo de contratação?
• Como são tratadas alergias, intolerâncias e outras necessidades alimentares?
• O bar está incluído, durante quanto tempo e qual é o custo de prolongar o serviço?
• Que elementos podem ser cobrados à parte no final?

Estas perguntas ajudam a perceber o verdadeiro valor de cada proposta e evitam comparar preços que incluem serviços diferentes. No acompanhamento do casamento, fazemos esta análise convosco para que a decisão tenha em conta não apenas o custo, mas também a qualidade do serviço e a forma como o catering se integra no restante planeamento.

PREPARAÇÃO

O que deve constar no pedido de proposta

• Convidados e condições de contrataçãoIndiquem o número previsto de adultos, crianças, fornecedores e refeições adicionais, assim como eventuais mínimos de convidados ou de faturação.
• Menu, bebidas e momentos do serviçoDescrevam como imaginam o cocktail, a refeição, o bar e o bolo, incluindo alergias, restrições alimentares e preferências importantes.
• Equipa, materiais e condições do espaçoPartilhem os horários previstos e indiquem o que o espaço já fornece, desde cozinha e mobiliário a acessos, montagem e desmontagem.
• Prova, horários e pagamentosConfirmem quando será feita a prova, até quando podem existir alterações, que horários estão incluídos e como funciona o calendário de pagamentos.

Quanto mais completo for o briefing, mais ajustadas serão as propostas e mais fácil será compará-las. No planeamento, ajudamos a preparar este pedido de forma estruturada, para que os caterings respondam às mesmas necessidades e a decisão seja feita com informação realmente comparável.

PERGUNTAS E RESPOSTAS

Perguntas frequentes antes de escolher o catering